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【まるわかり】バーチャルオフィスとは!メリット・デメリットや借りる前の5つのポイントを解説

「バーチャルオフィスとは?」
「利用するメリット・デメリットが知りたい」
「バーチャルオフィスを選ぶときは何に気をつければいい?」

フリーランスやスモールビジネスの経営者、オンラインショプ運営者などを中心に利用者が増えているバーチャルオフィス。これから起業を考えている方にもおすすめです。

しかし、バーチャルオフィスを利用するのにどのようなメリットがあるのか気になる方も多いでしょう。デメリットについても気になりますよね。

そこで、こちらの記事では、以下の内容について解説していきます。

  • バーチャルオフィスの概要
  • メリット・デメリット
  • バーチャルオフィスを利用する前のチェックポイント

ぜひこの記事を参考に、バーチャルオフィスをビジネスに役立ててみてください。

バーチャルオフィスとは?30秒で解説

バーチャルオフィスは、事務所を構えることなく、事業を始めるのに必要な住所や電話番号を借りられるサービスです。

事務所を構えているという体裁にして、法人登記したり、ウェブサイトに記載したりできます。

バーチャルオフィスを利用すれば個人事業主でも一等地での法人登記が可能なので、クライアントからの信頼度アップにつながります。

さらに、実際に事務所を構えなくて済むため初期費用が抑えられることもあり、フリーランスやスタートアップの経営者からの人気が高まっています。

バーチャルオフィスを利用する5つのメリット

バーチャルオフィスを利用するメリットを5つ紹介します。

  1. コストを削減できる
  2. 一等地で法人登記できる
  3. すぐに住所を借りられる
  4. プライバシーを守りつつ事務所を開設できる
  5. 経費として計上できる

バーチャルオフィスの利用に迷っている方は、ぜひ参考にしてみてください。

1.コストを削減できる

バーチャルオフィスは、オフィスを構えなくて良いため初期費用やランニングコストを削減できます。

一般的に、オフィスを賃貸契約しようとすると、敷金・礼金、保証金などの賃料が発生します。
さらに、インターネット回線を引いたり、OA機器や家具を購入したりすると、膨大な費用がかるでしょう。

しかし「1人でパソコンがあれば仕事がこなせる」という場合、わざわざ物件を借りる必要はありません。バーチャルオフィスを利用すれば、オフィスを開設する費用を大幅にカットしつつ事業用の住所や電話番号を用意できます。

2.一等地で法人登記できる

バーチャルオフィスを利用すれば、一等地での法人登記が可能です。実際は自宅で仕事をしている場合、さまざまな届け出は自宅住所を提出しなければなりません。

しかし、金融機関やクライアントがあなたの登記情報をチェックした時、自宅よりも一等地が所在地になっていた方が信頼度や安心感がアップするでしょう。

特に金融機関の場合は、融資に影響することも。一等地で法人登記してクライアントに良い影響を与えられれば、ビジネスが有利に進むことが期待できます。

3.すぐに住所を借りられる

バーチャルオフィスなら、すぐに住所を用意できるのがメリットです。事務所を借りる場合、物件選びから契約まで早くても1ヶ月程度かかってしまうでしょう。

また、大きなお金を用意したり書類にサインしたりと、多くの時間や手間がかかってしまいます。

バーチャルオフィスの場合、個人契約であれば、本人確認書類で契約可能です。法人登記でも会社登記簿謄本を用意するだけなので、それほど手間はかかりません。

中には「即日審査」などの会社もあり、数日あれば住所を借りられます。

4.プライバシーを守りつつ事務所を開設できる

バーチャルオフィスを利用する事により、プライバシーを守れるメリットがあります。コストを抑えるなら、自宅をオフィスとして利用したほうが良いでしょう。

しかし、自宅の住所を会社の所在地とする場合、プライベートな情報を公開することになります。

自宅の住所を登録すると、ホームページに載せたり、名刺に記載したりしたときに多くの人にあなたの個人情報が知られてしまいます。

コストを抑えつつプライバシーを守るなら、バーチャルオフィスを利用したほうが安心です。

5.経費として計上できる

バーチャルオフィスの利用料は、全額経費として計上できます。自宅を職場とする場合、事業に使っている部分の面積を按分した金額が経費となります。そのため、バーチャルオフィスを利用したほうが、節税に繋がります。

なお、バーチャルオフィスは、確定申告の勘定項目を「賃借料」とするのが一般的です。

バーチャルオフィスを利用する5つのデメリット

バーチャルオフィスを利用するデメリットを5つ紹介します。

  1. 他社と住所が重複する
  2. 郵便物の受け取りが遅れる
  3. 突然の来客に対応できない
  4. 会社の住所として登録できない職業がある
  5. 仕事をするスペースは自分で確保する必要がある

メリットと併せてチェックしてみてください。

1.他社と住所が重複する

バーチャルオフィスは、他社と住所が重複する可能性がかなり高いです。審査に通った人は誰でも同じ住所を利用できるためです。人気の場所は、数百単位で同じ住所をシェアすることも。

そのため、クライアントがあなたの住所を検索したら「複数の企業がたくさん出てきた」ということが起こります。万が一問題を起こした企業が含まれていると、印象が悪くなるリスクが高まります。

審査をしっかり行うバーチャルオフィスを選んで、リスクを最小限に抑えると良いでしょう。

2.郵便物の受け取りが遅れる

バーチャルオフィスを利用すると、郵便物の受け取りが遅れる可能性があります。郵便物が来ると、バーチャルオフィスが一旦預かり、自宅に転送してくれるサービスを提供しているケースがほとんどです。

しかし、転送してくれる回数は月4回程度と決まっていることが多く、手元に届くまでにタイムラグが生じます。

なるべく早く受け取りたいなら、オプション費用を払ってその都度転送してもらったり、自分で受け取ったりすることが必要です。

3.突然の来客に対応できない

バーチャルオフィスを登録していると、突然の来客に対応できない可能性があります。バーチャルオフィスの中には、無人のところがあります。

「取引相手がたまたま近くに寄ったから顔を出してくれた」「金融機関が融資の調査のために来た」など、突然の訪問に対応してくれる人がいません。

スタッフが常駐しているバーチャルオフィスを選んだり、取引相手に「基本的に事務所には不在である」とあらかじめ伝えておいたりする必要があります。

4.会社の住所として登録できない職業がある

バーチャルオフィスは、すべての職種で利用できるわけではありません。オフィスを構える必要がある業種や、独立した事務所が必要な業種は、バーチャルオフィスを利用しない法が良いでしょう。

例えば、以下のような業種はバーチャルオフィスに向いていません。

  • 人材派遣業や職業紹介業:厚生労働大臣の許認可を申請するときに求職者と面談を行う個室が必要
  • 士業(弁護士、税理士、司法書士など):弁護士会や税理士会に登録する際に実体のある事務所が必要
  • 建設業:請負契約の見積もりや契約締結、入札などに実体を伴う事務所が必要
  • 不動産業:事務所を持っていることが宅建業免許を取得するための要件の1つになっている
  • 探偵業:探偵業届出証明書の取得に、実体のある事務所が必要
  • 古物商:古物商許可を受けるには、商品や在庫を置ける営業所が必要

許認可を受けたり、登録したりするのに実体のある事務所が必要な業種があるので、注意が必要です。

5.仕事をするスペースは自分で確保する必要がある

バーチャルオフィスは、住所のみを利用できるものです。一般的に専用スペースは提供されないため、仕事をする場所は自分で探す必要があります。

普段は自宅で仕事をしている人も、クライアントとの打ち合わせ場所を用意しなければなりません。オンラインでの打ち合わせなどを取り入れると良いでしょう。

バーチャルオフィスを利用する前の5つのチェックポイント

バーチャルオフィスを利用する前に、チェックしておきたいポイントが5つあります。

  1. 会社登記しても問題ないか確認しておく
  2. 同じ住所を利用している会社に問題がないか調べる
  3. 外観や内装をチェックしておく
  4. 契約期間を確認する
  5. 利用できるサービスの内容を確認する

1つずつ見ていきましょう。

1.会社登記しても問題ないか確認しておく

バーチャルオフィスは、会社登記できるところがほとんどです。しかし中には登記を断られるケースがあるので、事前に確認しておきましょう。

ただし、バーチャルオフィスを会社登記できたとしても、許認可が取れなかったり法人口座の開設を断られたりする可能性もあるため注意が必要です。

2.同じ住所を利用している会社に問題がないか調べる

バーチャルオフィスは、複数の企業が利用しているため、自社のみの住所ではありません。そのため、同じ住所を利用している他社を調べておくことが大切です。

同じ住所に登録している企業の評判が悪いと、自社の信頼性を下げるリスクが高まるためです。

同じ住所=同じ企業とみなす人もいるため、注意しなければなりません。誤解されたくないのであれば、あらかじめバーチャルオフィスを利用していることを申告しておくと良いでしょう。

3.外観や内装をチェックしておく

バーチャルオフィスの外観や内装は、契約前にチェックしておきましょう。実物の建物がひどい状態だと、クライアントや金融機関の審査担当者に悪いイメージを与えてしまうことがあるためです。

バーチャルオフィスは、オンライン上ですべての手続きが完結するところが多く、実物の建物まではチェックしなくても契約可能です。

しかし、実物は外観が老朽化していてボロボロだったり、内装がオフィスと言えないような作りになっていたりすることがあります。

仕事に悪影響を及ぼすリスクもあるため、可能であれば一度現地を見ておいたほうが安心です。

4.契約期間を確認する

バーチャルオフィスにより、1ヶ月ごとや、年契約など契約期間が異なります。契約前に、必ずチェックしておきましょう。

年契約なら料金が安くなるケースもあります。しかし、途中で解約すると残りの費用を請求されることがほとんどです。

同じ住所を使っている他の企業が問題を起こしたら、場所を変えたくなることが予測されます。年契約は安くても、デメリットが多いことも留意しておくことが必要です。

5.利用できるサービスの内容を確認する

バーチャルオフィスにより、利用できるサービスはさまざまです。既存のサービスはどのようなものなのか、確認しておきましょう。

例えば、

  • 電話秘書:自社専用の電話番号が用意され、代行や転送を行ってくれる
  • 郵便物転送:届いた郵便物を自宅に転送してくれる
  • 来客対応:受付が常駐し、突然の来客に対応してくれる
  • 会議室の利用:会議室を物件として所有していて、登録者が利用できる

などのサービスを行っていることが多いでしょう。オプションで利用できる場合もありますが、かえって料金が高くなる可能性があります。なるべく、初めから必要なサービスを備えているバーチャルオフィスを選択したほうが良いでしょう。

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